Company Mission nach Sao Paulo, Brasilien

1. Teilnehmerdaten

Sofern die o.g. Adresse nicht der Rechnungsadresse entspricht, geben Sie bitte hier die Rechnungsadresse an:

Datenschutzrechtlicher Hinweis

Bitte beachten Sie die beigefügten Datenschutzhinweise (Informationen nach Art. 13 EU-Datenschutzgrundverordnung).

2. Reiselogistik

2.1. An- und Abreise
Die An- und Abreise erfolgt individuell. Das Programm ist auf folgende Flugverbindung abgestimmt:

Preise:
Transatlantikflüge Frankfurt - Sao Paulo - Frankfurt
Ca. 5.000 Euro - 6.000 Euro pro Person Business Class, je nach gewählter Tarifklasse, inklusive Steuern und Gebühren (es gelten die tagesaktuellen Einzelpreise)

• Die oben genannten Preise sind ca. Preise, für die wir keine Gewähr übernehmen.
• Ggf. kommen Service-/HandlingFees des Reisebüros hinzu.
• Bitte beachten Sie, dass nur bei diesen Verbindungen Transfers mit der Unternehmergruppe angeboten werden.
• Plätze sind nicht reserviert, wir empfehlen Ihnen deshalb, die Buchungen so schnell wie möglich vorzunehmen.
• Bitte beachten Sie, dass Sie Stornokosten bei einer eventuellen Absage der Reise selbst tragen müssen.
• Bei Abweichung von der empfohlenen Flugverbindung bitten wir um Mitteilung

Gerne ist Ihnen folgendes Reisebüro bei der Buchung der Flüge behilflich:

American Express Global Business Travel
GBT Deutschland GmbH
Solmsstr. 73, 60486 Frankfurt
Daniel Giebson oder Alexander Bauer
Tel.: 0611 1675 1080, Fax: 0611 9011548
E-Mail: de.teamb.travel@amexgbt.com

2.2 Hotel:

Wir empfehlen nachfolgendes Hotel. Wir halten kein Zimmerkontingent. Zimmerreservierungen können über die gängigen Buchungsplattformen, z.B. Booking, gemacht werden. Bitte beachten Sie, dass die Transfers zu den Veranstaltungsorten nur von diesem Hotel aus angeboten werden.

Bitte beachten Sie folgende Hinweise:

• Bitte beachten Sie, dass bei Umbuchungen oder Stornierungen Kosten anfallen können, die vom Teilnehmer selbst zu tragen sind.
• Kostenpflichtige Extra-Leistungen sowie ggf. lokale Abgaben wie Kurtaxe o.ä. sind beim Check-Out zu begleichen. Es gelten die AGB des Hotels.
• Die Abrechnung der Zimmerrate erfolgt direkt über das Hotel oder die Buchungsplattform.
• Bei Abweichung von der empfohlenen Hotelunterbringung bitten wir um Mitteilung.

3. Nutzung der Delegations-App
Während der Reise wird eine Delegations-App zur Information der Teilnehmer verwendet. Zur Nutzung während der Reise ist ein Smartphone mit einer Datenverbindung notwendig. Für die Nutzung ist keine Programminstallation aus einem App-Store notwendig, da das Programm mit dem Browser des Smartphones genutzt wird.

Das Organisationsteam benachrichtigt Sie während der Reise bei aktuellen Terminänderungen und sonstigen wichtigen Informationen über die Delegations-App sowie bei Bedarf über die auf Seite 1 des Anmeldeformulars angegebene Mobil-Nummer.

Ebenso besteht die Möglichkeit, Ihre Mobilnummer in der Delegations-App für die anderen Teilnehmer sichtbar zu hinterlegen. Das vereinfacht während der Reise die Kommunikation untereinander.

4. Teilnehmerflyer
Wir erstellen einen Teilnehmerflyer, für den wir Ihr Teilnehmerprofil in englischer Sprache benötigen. Wir bitten Sie, die beigefügte Vorlage „Teilnehmerprofil“ auszufüllen und bis spätestens 03.04.2025 an uns zurückzuschicken.

Wir benötigen außerdem ein Foto (Portrait) des Teilnehmers und das Logo Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Institution (vektorisierte eps- oder jpg-Datei, mindestens 300 dpi).

Der Teilnehmerflyer wird im Vorfeld der Company Mission zur Vorbereitung von Terminen in elektronischer Form an Organisations- und Gesprächspartner vor Ort versendet.

5. Foto- und Filmaufnahmen
Während der Company Mission können Foto- und/oder Filmaufnahmen angefertigt werden, auf denen Sie zu sehen sein können. Diese können wir für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit nutzen und sie ggf. in eigenen Publikationen, Printmedien und auf den Internetseiten der Hessen Trade & Invest GmbH veröffentlichen.

Mit Ihrer Einwilligung können diese Fotos oder Filme ggf. auch auf den Social-Media-Kanälen der Hessen Trade & Invest GmbH öffentlich zugänglich gemacht werden und an andere Einrichtungen, die vor Ort in die Organisation und Durchführung der Company Mission einbezogen sind, zum Zwecke von deren Öffentlichkeitsarbeit übermittelt werden.

Wichtig: Sofern Sie keine Einwilligung für die Veröffentlichung von Fotos in unseren Social-Media-Kanälen erteilen, bitten wir Sie, das Organisationsteam während der Company Mission hierüber zu informieren, damit dies bei der Anfertigung von Fotos berücksichtigt werden kann. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z.B. per E-Mail an hessen-international@htai.de.

Hinweis: Wir weisen darauf hin, dass die Diensteanbieter sozialer Medien ihren Sitz teilweise außerhalb des Gebietes der EU und des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) haben, insbesondere in den USA, und dass diese Länder nicht über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügen. Eine Übermittlung ist an folgende Diensteanbieter sozialer Medien möglich: Facebook, Instagram, XING, LinkedIn, Twitter, X, YouTube, Vimeo, Pinterest. Bitte beachten Sie auch die weiteren Informationen in unseren Datenschutzhinweisen (Informationen nach Art. 13 EU-Datenschutzgrundverordnung).

6. Teilnehmerkostenpauschale
Mit Unterzeichnung dieser Anmeldung nehmen Sie zu Kenntnis, dass für die Teilnahme an der Reise ein pauschaler Teilnehmerbeitrag in Höhe von EUR 500,- zzgl. MwSt. erhoben wird.
In dieser Pauschale sind die Kosten für Organisation, Koordination, Betreuung- und Begleitung vor Ort sowie alle Transfers vor Ort, gemeinsame Mahlzeiten, Eintrittsgelder und Reiseleitung enthalten. Die Pauschale ist auch dann zu zahlen, wenn nicht alle Programmpunkte wahrgenommen werden.

Die Kosten für Flug, Hotel und Verpflegung außerhalb des Programms sind nicht im Paket enthalten und werden von jedem Teilnehmer selbst getragen. Individuelle Dolmetscherleistungen, z.B.: bei B2B Terminen sind von den teilnehmenden Unternehmen selbst zu tragen.

Über die Teilnehmerkostenpauschale erhalten Sie eine Rechnung.

7. Zahlungs- und Stornobedingungen für die Teilnehmerkostenpauschale

Die Zahlung erfolgt nach Rechnungsstellung an Hessen Trade & Invest GmbH (HTAI).
Hessen Trade & Invest GmbH schließt eine Haftung für Schadensfälle jeglicher Art während der Reise aus.

Die HTAI ist bemüht, das bekanntgegebene Programm einzuhalten. Die Hessen Trade & Invest GmbH behält sich jedoch das Recht vor, bei Notwendigkeit Änderungen zum Zweck eines reibungslosen Ablaufs der Reise vorzunehmen.

Bei Reiserücktritt fallen Stornogebühren von 50% der Teilnehmerkostenpauschale ab dem 25.04.2025 und bei Nichtantritt der Reise von 100% an.

8. Absage der Company Mission

Die HTAI ist berechtigt, die Company Mission abzusagen, diese zu verschieben, zu verkürzen oder zu verlängern, wenn ein unvorhergesehenes Ereignis, wie beispielsweise Streik, politische Unruhe, Bürgerkrieg, Unglücksfall, Katastrophe, Epidemie oder Pandemie, politischer Umsturz oder Terroranschlag, welches nicht im Verantwortungsbereich von HTAI liegt, eine solche Maßnahme erfordert oder vernünftigerweise gebietet.

Bitte beachten Sie, dass Sie Stornokosten für Flug und Hotel bei einer eventuellen Absage der Reise selbst tragen müssen.

Bitte beachten Sie, dass die Teilnehmerzahl auf 10 Unternehmen begrenzt ist.

Mit dem Absenden des Formulars melden Sie sich verbindlich zur Teilnahme an der Company Mission nach Brasilien vom 23.06. - 27.06.2025 an.